Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a llevar el registro de la jornada laboral diaria de sus trabajadores. Esta medida no es una simple formalidad: busca garantizar el respeto a los derechos laborales, prevenir abusos y fomentar una gestión más transparente y eficiente del tiempo de trabajo.
Sin embargo, algunas empresas siguen teniendo dudas sobre cómo debe implantarse el registro de jornada laboral y qué requisitos hay que cumplir según la normativa.
En este artículo te explicamos los aspectos más importantes que debes de tener en cuenta.
¿Quién está obligado a llevar el registro de jornada laboral?
Todas las empresas y todos los trabajadores por cuenta ajena, sin excepción.
Da igual el tamaño y el número de empleados de la empresa, si el trabajo se realiza de forma presencial, híbrida o en remoto, o si se trata de contratos a jornada completa o parcial.
El registro de jornada diario es obligatorio para todos, salvo para los altos directivos (art. 2.1.a del Estatuto de los Trabajadores), que quedan excluidos por su naturaleza especial de relación laboral.
Además, en el trabajo a tiempo parcial hay que poner especial atención. En estos casos, además del registro diario, la empresa está obligada a entregar al trabajador una copia mensual del resumen de jornada junto con la nómina. Si no lo hace, se entenderá que el trabajador está a jornada completa, lo que puede derivar en sanciones, reclamaciones salariales y cotizaciones no ingresadas.
¿Qué debe incluir el registro de jornada laboral?
El registro debe ser diario y reflejar las horas reales de inicio y fin de la jornada laboral.
No sirven las plantillas genéricas firmadas a fin de mes. Tampoco se pueden registrar bloques de horas preestablecidos sin justificar pausas, horas extras o interrupciones.
En definitiva, lo que se busca es que el registro refleje la jornada real trabajada cada día, incluyendo:
- Hora exacta de entrada y salida.
- Identificación del trabajador.
- Días de trabajo y, si procede, incidencias o ausencias justificadas.
Aunque no es obligatorio registrar las pausas (como el desayuno o fumar), sí es aconsejable cuando se quiere demostrar que no forman parte de la jornada efectiva.
¿Cómo deben conservarse los registros de la jornada laboral?
La normativa exige que la empresa conserve los registros durante al menos 4 años, y que estén a disposición de:
- La Inspección de Trabajo. Esta debe tener acceso a los registros en remoto y en cualquier momento.
- Los representantes legales de los trabajadores (si los hubiera).
- El propio trabajador, si lo solicita.
Además, en caso de contrato a tiempo parcial, como hemos visto, se debe entregar el resumen cada mes junto con la nómina.
¿Qué tipo de sistema debe utilizarse para el registro de jornada laboral?
El hecho de que la Inspección de Trabajo deba tener acceso en remoto y en cualquier momento a los registros, implica directamente que se el registro se realice de forma digital.
Y aunque la ley no impone un sistema concreto, sí deja claro que debe ser fácil de usar, fiable y que no permita manipulaciones.
Por tanto, no son válidos:
- Hojas de papel firmadas a final de mes
- Excel modificables
- Sistemas que permitan fichajes retrospectivos
Además, debido a la normativa de protección de datos, no se permite el uso de la huella dactilar ni el reconocimiento facial, ya que se consideran datos biométricos especialmente protegidos por el RGPD. A excepción de que sea la única alternativa viable, esté bien justificado y cuente con el consentimiento explícito del trabajador.
Un buen sistema de control horario debe permitir:
- Registrar en tiempo real la jornada desde distintos dispositivos
- Garantizar que los datos no puedan ser modificados
- Generar informes accesibles para la empresa y el trabajador
- Adaptarse al trabajo presencial, híbrido o remoto
¿Qué pasa con los fichajes en caso de teletrabajo?
El registro de jornada sigue siendo obligatorio aunque el trabajo se realice desde casa. La empresa debe ofrecer a los trabajadores una herramienta que les permita registrar su jornada con la misma fiabilidad que si estuvieran en la oficina.
¿Qué pasa si el trabajador no ficha?
Aunque el trabajador es el que debe registrar su jornada, la responsabilidad última recae sobre la empresa. Por tanto, si un trabajador no ficha de forma correcta o regular, la empresa debe:
- Informar y formar sobre el uso correcto del sistema.
- Documentar incidencias o errores de registro.
- Establecer un protocolo interno para el control.
- Aplicar medidas disciplinarias si el incumplimiento es reiterado y sin justificación.
En casos extremos, el incumplimiento puede ser motivo de despido, siempre que esté debidamente acreditado.
¿Qué sanciones puede imponer la Inspección de Trabajo si no se realiza correctamente el registro de jornada laboral?
La falta de registro de jornada se considera una infracción grave. Las multas oscilan entre 751 € y 7.500 €, y podrían llegar a más de 10.000 € cuando entre en vigor la reducción de jornada laboral a 37,5 horas semanales.
Además de la sanción económica, no tener el registro de la jornada laboral correctamente realizado puede suponer:
- Reclamaciones de horas extra por parte de los trabajadores
- Costes en cotizaciones atrasadas
- Demandas laborales
- Daños a la reputación de la empresa
¿Qué te recomendamos desde Dayre?
– Implanta un sistema de registro digital antes de que llegue una inspección
– No utilices soluciones improvisadas que puedan invalidarse
– Asegúrate de que el sistema sea claro y fácil de usar
– Conserva los registros de todos tus trabajadores de forma ordenada y durante los 4 años que se exigen
– Consulta a tu asesoría ante cualquier duda antes de que pueda derivar en sanciones
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