Cada año, muchas empresas reconocen el esfuerzo de sus equipos con bonus, gratificaciones o retribuciones especiales. Es una práctica habitual y positiva, pero también un punto donde suelen aparecer errores contables. El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) ha aclarado recientemente cómo deben registrarse correctamente estos pagos, y el criterio es claro: el gasto debe contabilizarse cuando se aprueba, no cuando se paga.
Este principio, sencillo en apariencia, tiene un impacto directo en la fiabilidad de las cuentas anuales y en la imagen de la empresa frente a auditores o la Administración Tributaria.
¿Por qué el momento de registro es tan importante?
Porque el devengo marca cuándo nace la obligación de la empresa, y eso es lo que determina el ejercicio al que pertenece el gasto.
Si en diciembre se aprueba el pago de un bonus que se abonará en junio del año siguiente, el gasto no corresponde al ejercicio del pago, sino al de la aprobación.
Esto afecta tanto a empleados como a directivos o consejeros que perciben incentivos por resultados, objetivos o logros específicos.
Hacienda y los auditores no analizan la fecha del pago, sino el momento en que la empresa se comprometió formalmente a realizarlo.
¿Qué ocurre con los incentivos ligados a acciones o participaciones?
En los planes de participación o incentivos vinculados al valor de la empresa, el tratamiento contable es diferente.
El gasto debe reconocerse de forma progresiva, a medida que el trabajador o directivo genera el derecho, y actualizarse según evolucione el valor de las acciones o los resultados.
Estos esquemas requieren especial atención, ya que pueden modificar los resultados del ejercicio y deben revisarse periódicamente hasta el pago efectivo.
¿Y si se detecta un error contable en los bonus ya registrados?
Si en su momento no se contabilizó correctamente el gasto, el ajuste debe hacerse con efectos retroactivos, corrigiendo el ejercicio al que pertenece y dejando constancia clara en la memoria contable.
No es una infracción si se regulariza a tiempo, pero ignorarlo puede derivar en requerimientos o ajustes en futuras auditorías o inspecciones.
Muchos errores se descubren precisamente durante una revisión contable o fiscal. Corregirlos antes del cierre del ejercicio es siempre la opción más segura y económica.
¿Qué pasos seguir para hacerlo bien desde el principio?
Una gestión adecuada de las retribuciones extraordinarias evita incidencias y refuerza la transparencia de la empresa. Para ello conviene:
- Documentar la decisión. Conservar actas o acuerdos donde conste la aprobación de la retribución.
- Registrar el gasto en el ejercicio correcto. Si se aprueba en 2025 aunque se pague en 2026, pertenece a 2025.
- Diferenciar lo laboral de lo mercantil. Si el beneficiario es trabajador, se trata de gasto de personal; si es consejero sin contrato laboral, de un servicio profesional.
- Justificar el motivo del incentivo. Poder explicar su razón (rendimiento, fidelización, objetivos alcanzados) refuerza la solidez del registro ante posibles revisiones.
Una contabilidad clara, coherente y bien documentada es la mejor herramienta para evitar problemas posteriores.
La prevención como garantía de seguridad
En muchas pymes, el registro de bonus o incentivos se deja para el último momento, sin analizar su impacto contable o fiscal. Sin embargo, estos gastos mal registrados pueden distorsionar los resultados del ejercicio o generar ajustes si Hacienda detecta incoherencias.
Revisar las retribuciones variables antes del cierre anual permite anticiparse, corregir posibles errores y presentar unas cuentas más fieles a la realidad económica de la empresa.
Conclusión
El criterio del ICAC refuerza una idea esencial: lo importante no es cuándo se paga, sino cuándo nace el derecho al cobro.
Cumplir este principio aporta seguridad contable, evita conflictos con auditores y proyecta una imagen de gestión responsable y transparente.
En Dayre, acompañamos a las empresas que quieren revisar sus sistemas de incentivos, bonus o retribuciones variables para asegurar que todo esté correctamente devengado, documentado y contabilizado.
Te ayudamos a planificar el cierre del ejercicio con rigor y tranquilidad, evitando riesgos y reforzando la confianza en la gestión financiera de tu empresa.
¿Cuándo debe contabilizarse un bonus o incentivo?
Cada año, muchas empresas premian el esfuerzo de sus equipos con bonus o retribuciones extraordinarias… pero no siempre los registran en el momento correcto.
El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) ha aclarado recientemente cuándo debe reconocerse este tipo de gastos:
👉 No cuando se paga, sino cuando se aprueba.
Saberlo y aplicarlo bien evita errores, sanciones y problemas en el cierre del ejercicio.
En este artículo explicamos con claridad qué hacer, qué evitar y cómo reflejar correctamente los bonus y retribuciones variables.
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